一个优秀外贸人员在工作时需要注意的细节

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这年头，大家都在谈“专业”，都想把自己包装得专业，可专业不是靠包装就可以的。虽然说人靠衣装，对业务员来说，一口流利的口语和一手顺畅的Email，可以算是“衣装”了。但是真正的内在气度，是无法掩盖的。自信与狂妄，终究不是一回事。

在我的概念里，专业，不仅是有丰富的职场经验，有熟练的语言工具，对客户关注，对产品熟悉，对测试精通，对价格敏感，对同行了解，对市场有底，更重要的是懂得随机应变，不会墨守成规，会根据形势的不同而随时改变自己的策略，而且在细节的处理上无比细腻，让人很难挑出毛病。

在这里就谈谈细节，以下是我认为外贸工作中非常重要的17个细节，身边做业务的朋友，凡是非常专业的外贸工作者，至少都满足了12项以上。大家可以对号入座以下，自己能做到哪些？又或者做不到哪些？

1、收到客户询盘，是否当天或第二天就给客户回复？

即使没法马上报价或者回答客户的疑惑，是否也及时回复邮件，告诉对方“邮件已收到，大约什么什么时候可以回复他”？这个信号，往往是非常重要的。

2、发出去的邮件，是否有完整的签名，包括自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系方式？

因为很多时候，客户有紧急事情要联系你，但是邮件你没回，他翻了最近跟你往来的邮件，都没有找到电话，这是个很郁闷的事情。当然你可以说，你给过他名片，但是别人真的就能完好保留你的名片，在需要的时候马上就能找到？未必，为什么不给客户更便利些呢？

3、回复客户的邮件，是否能做到，回复该回复的人，抄送该抄送的人，密送该密送的人？

4、写的每封邮件，是否都在发送前检查过拼写、语法、段落、字体，以及标点？

5、给客户写开发信，或者展会邀请函，是否能做到一对一发送，而不是抄送或者密送？

6、有紧急事情跟客户通电话，通话完后，是否立刻跟进邮件，把电话里讨论的东西用Email复述一遍给客户确认？

7、给客户的邮件里，如果有图片附件，是否做到给每张图片做好压缩处理，控制文件大小，并重命名？

比如IMAGE1256这样的文件名是绝对不可以出现的，这表示你相机里拍摄过的第1256张图片，对于客户根本没有任何意义，以后看到这封邮件，都需要点开附件，才知道图片是什么，会浪费客户很多时间。假设这张图片拍的是你这个订单出货时，集装箱拖柜的箱封号，那就可以重命名成“loading supervision- seal number”，就一目了然。客户如果要把图片另存到电脑中，也不需要浪费时间重命名了。

8、给客户的报价单，是否文件名含有充分的信息，便于客户存档？

假设给客户报一款太阳能灯KJ235的价格，自己的公司名是ABC Trading，那报价单的excel文件就可以这样命名“Quotation sheet for solar light(KJ235)- ABC Trading.xls”，这和上一条同理。

9、给客户寄样品，是否会把报价单打印好，随样品一起寄

让客户收到样品后，就可以立刻对照报价单看具体的产品参数和对应价格，而不是从一堆的Email里去翻？

10、给客户的样品，上面是否有sticker或者hangtag，标注产品的品名、参数及自己公司信息和联系方式，以及价格？

因为客户可能针对同一款产品问几家不同的供应商要样品，结果大家都没有在产品上加上标贴或者吊卡，标注产品信息和联系方式。结果客户可能时间一长忘了，把你的样品当成你同行寄的，结果订单给别人了。

11、如果样品用纸箱装，是否在箱子的上下层，各垫上一块纸板，以免客户用刀划开箱子的时候，不小心划伤里面的样品？

12、给新客户寄样品，是否记得在快递袋或者箱子里，放上自己的名片？而且至少放两张？

因为有的时候，客户自己留一张，然后把另一张给他上级或者助手。又或者客户的同事也有类似产品的需求，那他也可以随手给别人。很多时候只是举手之劳，多一张名片没什么，但是少一张名片，也许就失去一个宝贵的机会。

13、给客户寄文件发票等纸张类东西，是否用塑料袋包好，再装进信封或快递袋？

以免客户一撕开，就不小心撕破了？另外，塑料袋是否打孔，以免胀气？而且小孩子如果一不小心把塑料袋套头上，还有窒息的危险。

14、样品被快递员取走后，是否及时提供单号给客户，并扫描底单作为附件一并发送？

15、寄出的样品，随时在网上查询进展，一旦发现客户公司已经签收快件，只要不是客户本人签收，是否会把网页链接和截图发邮件给客户，跟进快件进展？

因为很多大公司，都有前台或者助理专门收各类包裹，若自己不跟进，也许一两个月后，那包裹就不知道扔到哪个角落了，客户哪天想起来写邮件问你，我的样品呢？就真的欲哭无泪了。

16、跟客户签订的合同，是否在每一页都有签字和盖章？而不仅仅在最后一页的签名处签字盖章？

17、节假日给客户发祝福或者电子贺卡前，是否有确认过客户的背景、国籍、宗教之类信息，确信不会马屁拍在马腿上，起反效果？

比如说，英国人是过圣诞节的，但是你的某个潜在英国客户可能是犹太移民，他恰好是不过圣诞的，如果你给他电子贺卡，跟他说Merry Christmas，要是客户本身脾气不好，说不定就直接不跟你合作了。

对于做外贸销售，细节不是绝对的，但缺少这些也是万万不能的。很多人说，细节决定成败，是有一定道理的。所谓两强相争勇者胜，两勇相争智者胜，那两智相争呢？就看谁在细节上把握得更好，让客户觉得你更专业。

因为产品可以差不多，价格可以差不多，唯一的区别就在与人。人跟人是不同的，每个人的工作习惯和个人能力也不同。当产品、价格、效率、服务等等，都跟同行在同一水平线上，成功的关键，就看细节处理了